Kostenarten bei Stockwerkeigentum: Steuern und umlegbare Kosten
Ausgangslage
Bei Stockwerkeigentum hält LIMMOBI bei jeder Buchung auf einem Aufwandkonto der Stockwerkeigentümergemeinschaft eine Kostenart fest, z. B. Unterhalt (werterhaltend) oder Sachversicherungen. Wie die Kostenart beim Buchen vorgeschlagen und geändert wird, beschreibt der Artikel Kostenarten.
Dieser Artikel erklärt, was die Kostenart für die Eigentümer bedeutet. Sie bestimmt zwei Dinge in der Betriebskostenabrechnung:
- wie der Anteil eines Eigentümers im Kostenausweis für die Steuern erscheint, und damit, ob er ihn in der Steuererklärung abziehen kann
- ob der Anteil in der Aufstellung An Mieter umlegbare Kosten als umlegbar gilt, für Eigentümer, die ihre Stockwerkeinheit vermieten
Die Stockwerkeigentümergemeinschaft weiss nicht zwingend, ob ein Eigentümer seine Einheit selbst bewohnt oder vermietet. Deshalb zeigt die Betriebskostenabrechnung beides. LIMMOBI speichert die Art der Kosten, nicht ob sie abziehbar oder umlegbar sind. Das hängt von der Nutzung, vom Kanton, vom Steuerjahr und vom Mietvertrag ab. Dieser Artikel erklärt wie Kostenarten in LIMMOBI funktionieren. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Steuerfolge und Umlegbarkeit jeder Kostenart
Die Spalte Einkommenssteuer zeigt die Regeln der direkten Bundessteuer für Liegenschaften im Privatvermögen bis zum Steuerjahr 2028 (Art. 32 DBG, Liegenschaftskostenverordnung SR 642.116, Art. 1 der Verordnung der ESTV SR 642.116.2). Die Kantone übernehmen sie weitgehend, mit Abweichungen im Detail. Die Spalte An Mieter umlegbar zeigt, ob ein Betrag in der Aufstellung An Mieter umlegbare Kosten als umlegbar gilt (Art. 257a und 257b OR, Art. 4–8 VMWG).
| Kostenart | Beispiele | Einkommenssteuer | An Mieter umlegbar |
| Unterhalt (werterhaltend) | Reparaturen, Renovationen, gleichwertiger Ersatz | abziehbar | nein |
| Wertvermehrend | Um-, An- und Ausbauten, Ersatz mit höherem Komfort | nicht abziehbar, aber bei einem späteren Verkauf als Anlagekosten für die Grundstückgewinnsteuer anrechenbar | nein. Als Mehrleistung kann sie eine Mietzinserhöhung begründen (Art. 269a lit. b OR, Art. 14 VMWG) |
| Energiesparen und Umweltschutz | Wärmedämmung, Ersatz der Ölheizung durch eine Wärmepumpe | an bestehenden Gebäuden abziehbar, abzüglich Förderbeiträge | nein. Als Mehrleistung kann sie eine Mietzinserhöhung begründen (Art. 14 Abs. 2 VMWG) |
| Denkmalpflege | behördlich angeordnete oder vereinbarte Massnahmen | abziehbar, soweit nicht subventioniert | nein |
| Betriebskosten (besitzbedingt) | Hauswart, Allgemeinstrom, Lift-Service, Kehrichtgrundgebühr, Abwassergebühren | abziehbar | ja, wenn die Verteilerposition die Einstellung Betriebskosten an Mieter umlegbar hat |
| Betriebskosten (verbrauchsabhängig) | Heiz- und Warmwasserenergie, Wasserzins | bei selbstbewohnten Einheiten nicht abziehbar | ja, wenn die Verteilerposition die Einstellung Betriebskosten an Mieter umlegbar hat |
| Sachversicherungen | Gebäude-, Wasser- und Glasversicherung, Gebäudehaftpflicht | abziehbar | nein |
| Verwaltung durch Dritte | Verwaltungshonorar, Bankgebühren, Porto | abziehbar | nein |
| Erwerb und Erschliessung | Anschluss- und Perimeterbeiträge | nicht abziehbar, Anlagekosten | nein |
| Finanzierung (Zinsen) | Zinsen auf Darlehen der Gemeinschaft | separater Abzug als Schuldzinsen (Art. 33 DBG), im Vermögens- und Zinsausweis statt im Kostenausweis | nein |
| Übriger Aufwand | Abschreibungen, Rückstellungen | keine besondere Regel, im Einzelfall prüfen | nein |
Die Kostenarten Rückbau für Ersatzneubau, Liegenschaftssteuer und Einlage in Erneuerungsrückstellung stehen bei Stockwerkeigentum nicht zur Wahl: Ein Ersatzneubau bedeutet die Auflösung des Stockwerkeigentums, die Liegenschaftssteuer wird beim einzelnen Eigentümer erhoben, und Einlagen in den Erneuerungsfonds werden direkt auf das Fondskonto gebucht.
Ab dem Steuerjahr 2029 entfällt mit dem Eigenmietwert der Abzug der Liegenschaftskosten für selbstbewohnte Einheiten. Für vermietete Einheiten gilt die Spalte Einkommenssteuer weiter.
Warum Betriebskosten, Sachversicherungen und Verwaltung getrennt sind
Für die Einkommenssteuer sind Betriebskosten (besitzbedingt), Sachversicherungen und Verwaltung durch Dritte gleich: Alle drei sind abziehbar. Für die Mieter sind sie es nicht. Betriebskosten dürfen an die Mieter weiterverrechnet werden, Sachversicherungen und die Verwaltung der Gemeinschaft als Lasten des Eigentums nie. Würden Versicherungsprämien oder das Verwaltungshonorar als Betriebskosten gebucht, erschienen sie in der Aufstellung An Mieter umlegbare Kosten als umlegbar.
Die Einstellung Betriebskosten an Mieter umlegbar an der Verteilerposition kann das nicht auffangen. Sie gilt für alles, was über die Position verteilt wird. Das Verwaltungshonorar wird aber oft nach Wertquote mit demselben Verteiler verteilt wie umlegbare Betriebskosten. Nur die Kostenart an der einzelnen Buchung trennt die beiden.
Umgekehrt gilt dasselbe für Unterhalt (werterhaltend) und Wertvermehrend: Für die Mieter sind beide nicht umlegbar, für die Steuer ist der Unterhalt abziehbar, die wertvermehrende Investition nicht. Sachversicherungen und Verwaltung durch Dritte haben heute untereinander dieselben Folgen. Der Kostenausweis nach Kostenart zeigt sie trotzdem auf eigenen Zeilen. So kann der Eigentümer die Beträge dort eintragen, wo seine Steuererklärung sie verlangt, und eine andere Regel eines Kantons oder eines späteren Steuerjahrs wirkt ohne Umbuchung. Bezahlt die Gemeinschaft einem Eigentümer ein Honorar für die Verwaltung, wird es ebenfalls als Verwaltung durch Dritte gebucht. Unbezahlte eigene Arbeit wird nicht gebucht und ist nicht abziehbar.
Beispiel: Anteil eines Eigentümers nach Kostenart
Ein Eigentümer trägt in der Betriebskostenabrechnung Kosten von CHF 6'440. Die Kostenart entscheidet, was er abziehen und was er an einen Mieter weiterverrechnen kann:
| Position | Kostenart | Betrag | Abziehbar, wenn selbstbewohnt (bis 2028) | An Mieter umlegbar |
| Heizkosten | Betriebskosten (verbrauchsabhängig) | 1'640.00 | nein | ja |
| Wasser | Betriebskosten (verbrauchsabhängig) | 520.00 | nein | ja |
| Lift – Service-Abo | Betriebskosten (besitzbedingt) | 440.00 | ja | ja |
| Hauswart | Betriebskosten (besitzbedingt) | 330.00 | ja | ja |
| Service-Abo Garagentor (Verteilerposition als nicht umlegbar markiert) | Betriebskosten (besitzbedingt) | 180.00 | ja | nein |
| Lift – Reparatur | Unterhalt (werterhaltend) | 610.00 | ja | nein |
| Gebäudeversicherung | Sachversicherungen | 600.00 | ja | nein |
| Verwaltungshonorar | Verwaltung durch Dritte | 1'550.00 | ja | nein |
| Neue Videogegensprechanlage | Wertvermehrend | 570.00 | nein | nein |
| Total | 6'440.00 | 3'710.00 | 2'930.00 |
Kostenart beim Buchen für die Gemeinschaft richtig wählen
In der Regel genügt der Vorschlag des Kontos: Die Standardkonfiguration für Stockwerkeigentum setzt für die Kontengruppe Unterhalt Unterhalt (werterhaltend), für die Versicherungen Sachversicherungen und für die Verwaltung Verwaltung durch Dritte. Eine andere Kostenart braucht es bei Rechnungen, die nicht zum Konto passen:
- Eine Rechnung der Liftfirma enthält Wartung (Betriebskosten (besitzbedingt)) und eine Reparatur (Unterhalt (werterhaltend)): die Rechnung aufteilen.
- Eine Investition auf dem Unterhaltskonto verbessert das Gebäude: Wertvermehrend oder Energiesparen und Umweltschutz wählen.
- Eine einmalige Baumfällung wird auf das Konto Gartenpflege gebucht: Unterhalt (werterhaltend) statt Betriebskosten.
- Eine Rechnung wird direkt aus dem Erneuerungsfonds bezahlt: die passende Kostenart wählen, damit der Kostenausweis den werterhaltenden und den wertvermehrenden Anteil zeigt.
Wie Sie aufteilen und umgliedern, beschreibt der Artikel Kostenarten. LIMMOBI berechnet weder den Steuerabzug eines Eigentümers noch die Nebenkostenabrechnung für seinen Mieter. Ob ein umlegbarer Betrag tatsächlich weiterverrechnet werden darf, hängt davon ab, ob der Mietvertrag ihn einzeln aufführt.
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