An Mieter umlegbare Kosten
Ausgangslage
Stockwerkeigentümer, die ihre Einheit vermieten, erstellen für ihre Mieter eine eigene Nebenkostenabrechnung. Dafür brauchen sie aus der Betriebskostenabrechnung der Gemeinschaft die Kosten, die sie an die Mieter weiterverrechnen dürfen.
Die Aufstellung An Mieter umlegbare Kosten teilt den Anteil jedes Eigentümers in umlegbare und nicht umlegbare Kosten auf. Der Eigentümer gleicht sie mit den Nebenkosten ab, die sein Mietvertrag aufführt.
Umlegbar sind nur die tatsächlichen Kosten für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen, und nur soweit der Mietvertrag sie einzeln aufführt. Lasten des Eigentums wie Versicherungen, Verwaltung der Gemeinschaft und Erneuerungsfonds sowie Reparaturen und Erneuerungen sind nie umlegbar.
Regel
Ein Betrag gilt als umlegbar, wenn beides zutrifft:
- Seine Kostenart ist «Betriebskosten (besitzbedingt)» oder «Betriebskosten (verbrauchsabhängig)».
- Die Verteilerposition, mit der er an den Eigentümer verteilt wurde, hat die Einstellung Betriebskosten an Mieter umlegbar. Sie ist standardmässig eingeschaltet.
Die Kostenart sagt, ob ein Betrag umlegbar sein kann. Die Verteilerposition sagt, wofür er ist. Beispiel Lift: Das Service-Abo und eine Reparatur der Steuerung laufen über denselben Verteiler «Lift». Umlegbar ist nur das Service-Abo mit der Kostenart Betriebskosten, die Reparatur mit der Kostenart Unterhalt nicht.
Inhalt der Aufstellung
Die Aufstellung zeigt die Beträge pro Verteiler, beschriftet mit dem Namen des Verteilers, zum Beispiel:
| An Mieter umlegbar | 2'930.00 |
| Heizkosten | 1'640.00 |
| Wasser | 520.00 |
| Lift – Service-Abo | 440.00 |
| Hauswart | 330.00 |
| Nicht an Mieter umlegbar | 3'510.00 |
| Lift – Unterhalt (werterhaltend) | 610.00 |
| Gebäudeversicherung – Sachversicherungen | 600.00 |
| Verwaltungshonorar – Verwaltung durch Dritte | 1'550.00 |
| Service-Abo Garagentor (als nicht umlegbar markiert) | 180.00 |
| Unterhalt und Reparaturen – Wertvermehrend | 570.00 |
| Total gemäss Abrechnung | 6'440.00 |
In der Betreibskostenabrechnung für den Eigentümer sieht es beispielweise wie folgt aus.
- An Mieter umlegbar: eine Zeile pro Verteiler mit den Betriebskosten seiner Positionen, die als umlegbar gelten
- Nicht an Mieter umlegbar: eine Zeile pro Verteiler und Kostenart für die übrigen Kostenarten, und eine Zeile pro Verteiler für Betriebskosten von Positionen, bei denen die Einstellung ausgeschaltet ist («als nicht umlegbar markiert»)
- Total gemäss Abrechnung: entspricht dem Anteil des Eigentümers an den verteilten Kosten in der Betriebskostenabrechnung
Einlagen in den Erneuerungsfonds und Kosten, die aus dem Fonds bezahlt wurden, sind nie umlegbar und erscheinen nicht. Die Aufstellung geht an alle Eigentümer, weil die Gemeinschaft nicht weiss, wer vermietet.
Wann die Einstellung ausschalten
Die Kostenart scheidet Versicherung, Verwaltung, Unterhalt und Investitionen bereits aus. Was übrig bleibt, ist fast immer umlegbar. Die Einstellung Betriebskosten an Mieter umlegbar braucht es nur für Ausnahmen:
| Fall | Beispiele | Vorgehen |
| Anlagen, die nicht jeder Mieter mitmietet oder nutzen kann | Tiefgarage ohne gemieteten Parkplatz, Schwimmbad oder Sauna ohne Nutzungsrecht, Strom für Ladestationen anderer Eigentümer, Energie der Hauswartwohnung | Einstellung an der entsprechenden Verteilerposition ausschalten |
| Kosten, die nur zum Teil Betrieb sind | Hauswart-Pauschale mit Anteilen für Reparaturen und Verwaltung, Vollservicevertrag für Lift oder Heizung mit Ersatzteilen | Einstellung eingeschaltet lassen. Der Eigentümer scheidet den nicht umlegbaren Anteil in seiner Nebenkostenabrechnung aus. |
| Einmalige Kosten auf einem Betriebskostenkonto | Baumfällung und Neubepflanzung auf «Gartenpflege», Baureinigung nach einer Sanierung, einmalige Anschlussgebühr | Keine Frage der Einstellung, sondern der Kostenart: die Buchung auf «Unterhalt (werterhaltend)» bzw. «Erwerb und Erschliessung» umgliedern (siehe Kostenarten) |
| Abgaben, die eher am Eigentum hängen | Grundeigentümerbeiträge für Strassenreinigung und -beleuchtung | Einstellung eingeschaltet lassen, die Beurteilung liegt beim Eigentümer |
Einstellung an der Verteilerposition
Die Einstellung Betriebskosten an Mieter umlegbar finden Sie unten rechts beim Bearbeiten der Liegenschaft im Schritt Nebenkosten, bei jeder Position eines Verteilers (siehe Verteilschlüssel für Nebenkosten). Sie erscheint nur bei Stockwerkeigentum.
Bei Positionen, die in einen Kostensammler verteilen, ist die Einstellung ausgeblendet. Massgebend ist dann die Position des Kostensammlers, mit der die Kosten an die Eigentümer gehen.
Weil die Einstellung an der Position sitzt, kann ein Verteiler verschiedene Zwecke trennen, zum Beispiel eine Position für die Wohnungen (umlegbar) und eine für die Tiefgarage (nicht umlegbar). Der Name des Verteilers erscheint dann in beiden Gruppen.
Aufstellung in die Dokumente aufnehmen
Die Aufstellung wird bei jeder Berechnung der Betriebskostenabrechnung erstellt und ist im Schritt Abschluss pro Eigentumsperiode sichtbar. In die Dokumente kommt sie mit dem Schalter An Mieter umlegbare Kosten, standardmässig ausgeschaltet für die Betriebskostenabrechnung für die Revision und eingeschaltet für die Betriebskostenabrechnung an die Eigentümer.
Hinweise für vermietende Eigentümer
- Umlegbar ist nur, was der Mietvertrag einzeln aufführt und was mitvermietete Teile betrifft.
- Anteile für Reparaturen oder Verwaltung in Pauschalen und Vollserviceverträgen sind auszuscheiden.
- Der eigene Aufwand für die Nebenkostenabrechnung darf dazukommen.
- Die Periode der Betriebskostenabrechnung kann von der Nebenkostenperiode des Mietvertrags abweichen.
Für die Steuererklärung siehe Kostenausweis für die Steuern.
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